• Miika Granholm

Ideasta toteutukseen - Näin sen teemme


Halusimme tämänkertaisessa kirjoituksessa hieman avata toimintatapojamme ja palvelufilosofiaamme. Toimintatapojen yksityiskohdat eri tahojen kanssa toki hiljalleen hioutuvat yhdessä tekemisen kautta, mutta pääsääntöisesti prosessit noudattelevat tiettyä kaavaa.


Kaikki lähtee liikkeelle asiakkaan tarpeesta tuottaa laadukas tapahtuma. Alussa on yleensä vain suuntaa antava kehys siitä, mitä tapahtuma tulee sisältämään ja kuinka paljon osallistujia on. Vaihtoehtoja ajankohdalle ja paikallekin voi olla aluksi useampia. Tapahtuman tarkoitus ja ajatus siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ovat kuitenkin yleensä tiedossa jo alusta alkaen. Näistä lähtökohdista lähdemme usein yhdessä asiakkaan kanssa ratkomaan tapahtuman tarvitsemia resursseja.

Olen lähettänyt teille tarjouspyynnön tapahtumasta tapahtumakuvauksen kera. Mitä tämän jälkeen?

Olemme tarpeen mukaan yhteydessä tarjouspyynnön lähettäjään mahdollisten lisätietojen saamiseksi. Kun tapahtumasta on saatu riittävä kuva, teknisistä ratkaisuista ja palveluista laaditaan kustannusarvio, toisin sanoen tarjous.


Avoin shekki ja yllättävät kulut eivät ole kenenkään mieleen. Vaikka tarjous voi jossakin tapauksissa olla eri syistä johtuen vielä vajavaisiin tietoihin pohjautuva, pyrimme Capital AV:lla siihen, että tarjous on kaikesta huolimatta mahdollisimman tarkka arvio lopullisista kustannuksista sen hetkisten tietojen valossa.

Tarjous on hyvä. Mitäs sitten?

Tapahtuma siirtyy tuotantovaiheeseen, kun yhteinen näkemys kuluista ja sisällöstä on saavutettu. Tuotantovaiheessa ammattitaitoiset ja avuliaat projektipäällikkömme ottavat tapahtuman hellään huomaansa. Olemassa oleva tieto siirtyy meillä talon sisällä, eikä asiakkaan alkuperäinen kontaktihenkilö katoa taustalta, vaikka näkyvämpi operatiivinen rooli siirtyykin projektipäällikön harteille.


Projektipäällikkö toimii asiakkaan yhteyshenkilönä tuotannon loppuun saakka vastaten mm. tapahtuman mahdollisista lisätarpeista, tarkemmista teknisistä suunnitelmista, palavereista, tilavierailuista ja niin edelleen.

Esiintyjiä onkin suunniteltua enemmän ja tarvitsemme lisää mikrofoneja. Yllättääkö loppulasku?

Tuotannon edetessä syntyy usein lisätarpeita yksittäisistä mikrofoneista isompiin teknisiin kokonaisuuksiin. Ensisijaisesti pyrimme ratkaisemaan lisätarpeet olemassa olevan kustannusarvion, siis tarjouksen puitteissa. Tämä ei tietenkään aina ole mahdollista, jolloin annamme asiakkaalle sitovan hinnan kyseisistä lisäresursseista. Näin lisätarpeista syntyvät kulut eivät pääse yllättämään tapahtuman jälkeen.

Apua! Esiintyjä ei pääsekään paikanpäälle. Mitä tehdään?

Tekninen tuotanto vaatii paljon etukäteisvalmisteluja. Tiedostamme kuitenkin, että vielä viime metreillä voi tulla eteen tilanteita ja toiveita, joissa muutokset ovat tarpeen. Esiintyjä sairastuu ja korvaava esiintyjä osallistuukin tapahtumaan etänä, esitysmateriaaliin on livahtanut karmaiseva kirjoitusvirhe ja se tulee vaihtaa korjattuun versioon, DJ vaihtuu yllättäen bändiin. Kaikkea voi tapahtua ja reagoimme näihin tilanteisiin yhdessä asiakkaan kanssa toimenpiteistä sopien.

Tapahtuma meni maaliin. Mitä sen jälkeen?

Kun tapahtuma on kunnialla saatettu maaliin, on palautteen aika. Olemme asiakkaisiimme aktiivisesti yhteydessä, erityisesti tuotantojen jälkimainingeissa. Otamme ilolla vastaan niin ruusut kuin kehitysehdotuksetkin, jotta yhteistyö olisi seuraavalla kerralla vieläkin toimivampaa ja jouhevampaa?


Vaikka kyse on aina asiakas-toimittaja-suhteesta, missiomme Capital AV:lla on murtaa perinteisten alihankintaketjujen hierarkiaa ja toimia ennemmin asiakkaidemme asiantuntijakumppanina tähdäten yhdessä halutun lopputuloksen saavuttamiseen.

124 views0 comments

Recent Posts

See All