AV-tekniikan tärkeimmät kysymykset
Onnistunut tapahtuma edellyttää saumatonta yhteistyötä tapahtuman kaikkien toimijoiden kesken. Etenkin yhteistä ymmärrystä mitä ollaan tekemässä. Se on tärkein kysymys mikä tapahtumatekniikan toimittajien mielessä syntyy aina ensimmäisenä.
Jo suunnittelu- ja tilausvaiheessa on hyvä antaa mahdollisimman paljon tietoa tekniikalle. Avoin keskustelu tilaisuuden estetiikasta, tunnelmasta ja käsikirjoituksesta on ratkaisevaa suunnitteluvaiheessa. Tämä auttaa kokoamaan hyvän paketin ja tarjouksen. Tärkeitä asioita tietää on mitä halutaan saada kuuluviin ja näkyviin ja miten. Mikäli budjetti on tiedossa auttaa se suunnitteluprosessia.
Otetaan esimerkkinä seminaarituotanto. Tekniikka rakentaa hienon lavan, on lamppua ja LED-screeniä. Mutta mitä screenillä on tarkoitus näyttää, ja kuinka monta kuvalähdettä toivotaan näkyvän samanaikaisesti? Ja kuinka monta puhujaa tai esiintyjää on, ja kuinka monta heistä on lavalla samaan aikaan? Nämä ovat ne kaksi yleisintä kompastuskiveä, joihin törmäämme. Hyvällä ennakkosuunnittelulla ja tiedonjaolla koko tuotanto paikan päällä sujuu harmittomasti ja kaikkeen on varauduttu.
Yhtä lailla, kun tekniikka vaatii tietoa järjestäjältä, on järjestäjällä myös oikeus vaatia vastauksia tekniikalta. Kuinka kauan on syytä varata rakentamiseen? Paljonko sähköä tarvitaan? Milloin on tekniikka valmis harjoituksiin?
Tapahtumien teko on yhteistyötä. Kaikki toimijat, jotka työstävät samaa tapahtumaa ovat tiimiä yhdessä, joten on perusteltua käydä asioita yhdessä läpi ja vastata avoinna oleviin kysymyksiin. Tällä tiimipelaamisella päästään yhdessä toivottuun tavoitteeseen.
Max Lapinsuo-Sylwén työskentelee Capital AV:lla asiakkuuspäällikkönä, vastaten asiakkuuksista ja keikkojen suunnittelusta.