Kansainvälinen hybriditapahtuma

Asiakas: To Do Tapahtumat

Projektipäällikkö: Ville Saarikangas

Toteutimme lokakuun 2021 alussa tekniset ratkaisut kaksipäiväiseen kansainväliseen tapahtumaan, jonka puhujat koostuivat merkittävistä päättäjistä ja asiantuntijoista. Puheenvuorot pidettiin osittain paikan päällä, osittain etäyhteyksien välityksellä eri puolilta maailmaa.

 

Tapahtumalla oli kolme eri yleisöryhmää. Liveyleisö kahdessa eri salissa, Zoomissa tapahtumaan osallistuneet sekä julkisen YouTube-lähetyksen kautta tapahtumaa seuranneet. Tapahtuma tuotettiin kaikkiin kanaviin sekä tapahtuman pääkielellä englanniksi, että simultaanitulkattuna ranskaksi. Yleisöllä oli siis valittavana kaksi eri kieltä riippumatta siitä, mitä kautta tapahtumaan osallistuivat. Myös tulkkaus tehtiin kokonaan etäyhteyksien välityksellä, mikä toi tekniseen suunnitteluun oman haasteensa.

 

Tapahtuman puhujat olivat arvovaltaisia päättäjiä ja asiantuntijoita eri puolilta maailmaa. Osa puhujista piti puheenvuoronsa paikan päällä, moni kuitenkin etänä. Tapahtumassa jaettiin myös puheenvuoroja sitä pyytäville, osallistuivat nämä sitten livenä tai etäyhteyksin. Kysymyksiä ja lisäpuheenvuoroja tulikin paljon molemmista yleisöryhmistä. Varautuminen etenkin suuren ennalta määrittämättömän etäpuhujamäärän hallintaan oli yksi tapahtuman suurimmista ratkaistavista haasteista. 

 

Tiimimme huolehti etä- ja livepuhujien näkymisestä ja kuulumisesta vuorollaan sekä liveyleisölle että etäosallistujille unohtamatta tulkkeja ja näiden tulkkauksen välittämistä kaikille tulkkausta tarvinneille katsojille. Hyvä suunnittelu ja erilaisten uusien ja vakiintuneiden työkalujen yhdistäminen sekä laaja ennakkotestaus mahdollistivat hallinnan onnistumisen livetilanteessa

"Yhteistyö nopeatempoisessa ja samalla ääretöntä tarkkuutta vaativassa tuotannossa sujui Capital AV:n tiimin kanssa kitkattomasti ja laadukkaasti. Viestintä ja ennakkotuotanto ennen tapahtumaa oli sujuvaa ja joustavaa. Tapahtuman aikana teknikot osoittivat nopeaakin reagointia vaativissa tilanteissa todellista ammattitaitoa ja asiakaspalveluhenkisyyttä. Tulemme jatkossakin vastaavissa keikoissa varmasti kääntymään tämän mahtavan tiimin puoleen". 

- Jenna, To Do Tapahtumat